Das größte Event dieses Jahres, welches wir mit der Fotobox begleiten durften, war das Sommerfest des Zeisigwaldklinikums Bethanien in Chemnitz.

Wie in der Vergangenheit schon beobachtet, ist das medizinische Personal immer ganz verrückt nach lustigen Fotos mit den Kollegen. So war es auch hier. Dass es super werden wird, dachte ich mir schon, aber diese Begeisterung und Interesse an der Fotobox, sprengte sogar meine Vorstellungen – zum Positiven.

Warum? Das möchte ich euch in diesem Artikel verraten. 

Da es sich hierbei um ein großes Event im Bereich “B2B” (Geschäftsbeziehung zwischen zwei Unternehmen) handelte, waren die Vorbereitungen etwas ausgeschweifter als bei einer privaten Hochzeit.

Als allererstes schaute ich erst einmal, dass ich für diesen Tag – es war ein Freitag – in meinem Hauptjob auch frei bekomme. Schließlich bin ich bei so einen großem Event die ganze Zeit mit vor Ort.

Nach der Freigabe durch meinen Arbeitgeber erstellt ich die für das Klinikum wichtigen Unterlagen (Angebot, Vertrag, Rechnung, DSGVO).

Zur Planung stand ich mit der Assistenz der Geschäftsleitung im engen Kontakt, so, dass am Ende auch alles passte.

Die Gestaltung der Druckcollagen war intensiver, also sonst. Denn es wurde ein personalisierte, einzigartiges Layout gewünscht. Mit der Zuarbeit in Form von Logo´s und Farbcodes machte ich mich somit an diese Gestaltung und setzte die Vorstellungen des Kunden um. Wir einigten uns auf zwei Collagen. Eine mit einem Foto und eine mit drei Fotos. Aus der Erfahrung wusste ich zwar, dass wir eigentlich nur die Variante mit einem Foto benötigen, ging aber auf die Wünsche der Assistenz ein.

Als der Tag des Sommerfestes da war, war ich erleichtert, dass wir schönes, trockenes Wetter hatten und die Sonne nicht so extrem heiß brannte. Irgendwie hatte ich das Gefühl, dass wohl alles draußen stattfinden würde.

Wie vereinbart war ich 16Uhr vor dem Klinikum und traf auch gleich meine Kontaktperson – die Assistenz der Geschäftsleitung. Diese zeigte mir, wo der Bereich des Sommerfestes ist.

Das Sommerfest fand nicht direkt auf dem Grundstück des Klinikums statt, sondern in der Nahe auf einem Park ähnlichem Gelände. Auf diesem Gelände angekommen, bewahrheitete sich die Vermutung, dass ich wohl draußen stehen werde.

Gemeinsam mit der Assistenz schauten wir also, welcher Ort für die Fotobox am besten geeignet war. Am besten gefiel mir ein Stück gerade Wiese am Rande der Sitzbereiche. Dort war es durch einen großen Baum schattig und die Leute hatte gut Blick zur Fotobox. Trotz des guten Wetters einigten wir uns noch, dass ich einen Pavillon für das Setup bekomme.

Ebenso bekam ich noch eine Steckdose zum Standort gezogen. Nun stand dem Aufbau nichts mehr im Wege.

Zum Start 18Uhr wurde auch gleich das Buffet eröffnet. Vielleicht kommt es einem unverschämt vor, aber ich ahnte, dass ich später nicht mehr zum Essen kommen werde. Also war ich einer der erstem am Buffet und nahm mir einen Teil der leckeren Speisen und ließ es mir schmecken, eh die große Masse Schlange stand.

Bis ungefähr 19Uhr war nicht viel los an der Fotobox. Dass lad sicherlich daran, dass die Gäste erstmal essen wollten.

Ab 19Uhr jedoch, ging es dann schlagartig los. Es kamen immer wieder Leute zur Fotobox. Direkt am Anfang merkte ich sehr schnell, dass die meisten etwas überfordert mit der Frage der Collagenwahl waren. Die Mitarbeiter wollten einfach ein Foto machen und gut ist. Somit deaktivierte ich die 3er Collage recht schnell am Anfang. Auch war die Zeit gar nicht da, dass 3 Fotos hintereinander gemacht werden konnten.

So wie die ersten Leute eintrudelten, wollten immer mehr Menschen zur Fotobox. Dass ging soweit, dass es eine Schlange mit Wartezeiten vor meiner Fotobox gab. Ich war begeistert, welche Beliebtheit ich innerhalb weniger Minuten aufbaute.